合同会社TechnoKuRo（以下「当社」といいます。）は、当社が提供するカレンダー連携型予約調整サービス「CaleLink」（以下「本サービス」といいます。）において取り扱う個人情報について、以下のとおり定め、適切に管理・保護します。
本サービスでは、ホストが予約業務の主体としてリクエスタの情報を利用します。当社は、ホストから委託を受けた予約受付システムの提供者として、ホストの指示および委託目的の範囲でリクエスタの情報を処理します。当社は、委託されたリクエスタ情報を自社の営業、広告または独自のマーケティング目的では利用しません。
一方、当社のアカウント情報、契約・請求情報、認証情報、システムアクセスログ、障害・不正利用防止ログ、同意記録および問い合わせ記録等については、当社が本サービスの運営、安全管理、監査および法令対応のために取り扱います。
1. 用語と役割
・ ホスト：本サービスで予約枠を設定し、リクエスタから予約申込を受ける利用者
・ リクエスタ：ホストの予約枠で予約申込、または日時選択を伴わない問い合わせ・連絡を行う利用者
・ テナント：ホストおよび予約枠等を管理する本サービス上の組織単位
ホストは、自身の予約業務における利用目的、リクエスタへの連絡、予約管理および必要な個人情報の管理について責任を負います。ホストが独自のプライバシーポリシーURLを設定している場合、その内容は当該ホストの予約業務に適用されます。
当社は、ホストから委託された個人データについて、予約受付、予定登録、通知、本人確認、ファイル提供、予約状態管理および削除等の機能を提供します。委託された情報を当社独自の目的で利用することはありません。
2. 利用目的
1) 当社が自らの責任で取り扱う情報
当社は、ホスト、テナント管理者その他の本サービス利用者に関する氏名、メールアドレス、認証情報、契約・請求情報等を、以下の目的で利用します。
・ アカウントの登録、認証、本人確認および権限管理
・ テナント、ホスト、予約枠および契約内容の管理
・ 有料機能の利用状況確認、請求および料金精算
・ 本サービスに関する問い合わせ対応、重要なお知らせ、障害報告および機能案内
・ 利用規約、契約、法令に違反する行為の防止・調査・対応
・ 不正アクセス、迷惑行為、予約枠の不正利用その他のセキュリティ対策
・ 障害調査、監査、操作記録の確認および法令上必要な記録の作成
・ 個人を直接識別できない形に集計または匿名化した統計分析およびサービス改善
2) ホストから委託されたリクエスタ情報
リクエスタから入力された氏名、会社名、メールアドレス、連絡事項、電話番号、選択日時、投票内容、メール確認結果、予約変更情報、提供ファイルに関する情報等は、ホストから委託された範囲で、以下の目的に利用します。
・ 予約可能枠の表示、予約受付、日時なし問い合わせ・連絡の受付、投票受付、予約変更および予約取消
・ 対象ホストによる現存受付情報の一覧表示・CSV出力
・ ホストのGoogle/Microsoftカレンダーへの予定登録、変更および削除
・ 予約内容、確認コード、変更URLその他の必要な通知の送信
・ 予約枠を設定したホストへの、予約受付・予約確定・投票等の通知
・ ホストが設定したファイルの保管、期限管理および予約URLからの提供
・ ホストが設定した電話、オンライン会議その他の予約関連機能の提供
・ 問い合わせ、予約内容の確認、重複予約防止および予約処理の障害対応
当社は、上記の委託処理に必要な範囲を超えて、リクエスタ情報を自社の営業、広告、独自の行動分析またはAI学習等に利用しません。
3) ホストに関する情報
ホストから提供されたメールアドレス、電話番号（「電話機能」で表示する番号を含みます）、その他の連絡先、カレンダー連携情報、予約枠設定、ホストのプライバシーポリシーURL等は、以下の目的で利用します。
・ Google/Microsoftアカウント連携およびカレンダー情報の取得
・ 予約可能枠の計算、カレンダーへの予定登録、変更および削除
・ ホストの予約枠、通知、ファイル、アイキャッチ画像および外部サービス設定の保持
・ ホストが設定した電話番号をリクエスタに表示し、「電話機能」による電話発信の導線を提供
・ ホストへの予約、投票、アクセス、エラーおよびサービスに関する通知
・ 利用履歴管理、契約・請求、問い合わせ対応およびセキュリティ対策
4) 同意・アクセス・操作記録
予約・投票・ファイル提供に関する同意結果、送信日時、アクセス元、IPアドレス、User-Agent、Cookie、操作履歴およびエラー情報は、予約処理の成立確認、本人確認、不正利用防止、障害調査、監査および法令対応のために利用します。
3. ホストへの情報連携
予約または日時なし問い合わせ・連絡が行われた場合、当社は、ホストから委託された予約処理として、予約枠を設定したホストへ、予約の実施に必要な範囲でリクエスタの氏名、会社名、メールアドレス、連絡事項、予約日時、投票内容その他の予約関連情報を連携します。
ホストは、連携された情報を自身の予約業務、リクエスタへの連絡、カレンダー登録、予約管理およびホストのプライバシーポリシーに記載する目的で取り扱います。ホストが設定したプライバシーポリシーURLがある場合、リクエスタはCaleLinkのポリシーに加えて、そのホストのポリシーを確認できます。
当社は、すべてのホストを一律の共同利用者として扱うものではありません。ホストごとの予約業務に必要な範囲で、対象となるホストへ情報を連携します。
4. 外部サービスおよび委託先
当社は、本サービスの提供に必要な範囲で、外部サービスおよび委託先を利用します。外部サービスへ連携される情報は、利用する機能およびホストの設定に応じて異なります。
・ Google Calendar / Microsoft Graph：ホストの認証に基づくカレンダー参照、予定登録、変更および削除
・ メール配信サービス：予約確認、メールアドレス確認、ホストへの通知および重要なお知らせ
・ AWS S3等のストレージ：アイキャッチ画像、提供ファイル、バックアップまたは一時保存データの保管・提供
・ Slack / LINE：ホストが有効化した通知機能による予約者情報、予約内容および予約状況の通知
・ Zoomその他の会議サービス：ホストが有効化したオンライン会議の作成・更新・削除
・ reCAPTCHA等：自動化された不正アクセスおよび迷惑行為の防止
ホストが外部通知・会議等の機能を有効化した場合、当該外部サービスの利用規約およびプライバシーポリシーも適用されます。国外に所在する事業者または国外に設置された設備を利用する場合があります。利用機能、契約および設定に応じた提供先、所在国、提供情報および安全管理措置については、必要に応じてお問い合わせください。
当社は、委託先の選定、契約、アクセス権限、再委託および取扱状況の確認を行い、委託された個人データが委託目的の範囲を超えて利用されないよう必要かつ適切な監督を行います。
5. 保存期間および削除
当社は、利用目的の達成に必要な期間、または法令・契約・紛争対応に必要な期間、個人情報および個人データを保存します。保存の必要がなくなった情報は、削除または個人を識別できない形に加工します。
・ 予約枠の提供元ファイル：ホストによる当該ファイルの削除、予約枠の削除または退会まで保管します。安全確認で問題が検出されたファイルは提供せず、削除等の対応を行います
・ 方式2の提供ファイルの取得期限：ホストが枠ごとに1〜30日（標準7日）を指定します。日時予約または日時なし問い合わせの受付日の指定日数後、次に到来する日本時間0:00を取得期限として受付時に固定し、完了画面と通知メールに表示します。URLは通知メールに記載します。設定変更では既存の取得期限を変更しません。期限切れでは取得権限だけが終了し、提供元ファイルの自動削除は行いません。予約のキャンセル等で期限前でも取得できなくなる場合があります
・ 方式1の公開提供：予約前のリクエスタ画面から利用でき、メール確認が必要な場合は確認後に提供します。方式2の受付単位の取得期限は適用しません。投票予約ではファイル提供機能を提供しません
・ アイキャッチ画像：ホストが削除または差し替えるまで。予約枠の削除時は関連データを削除します
・ Slackの認証情報：連携解除、更新、アカウント削除または利用目的がなくなった時点まで
・ 予約、投票、同意、アクセス、操作、問い合わせおよび請求記録：予約処理、問い合わせ、監査、法令または紛争対応に必要な期間
データ種別ごとの具体的な保存期間および削除基準は、当社の保存期間管理および運用規程に基づき管理します。
6. 第三者提供および共同利用
当社が自らの保有個人データを第三者へ提供する場合は、個人情報保護法その他の法令に従い、本人の同意その他の適法な根拠に基づき実施します。
ホストから委託されたリクエスタ情報については、前記「3. ホストへの情報連携」および「4. 外部サービスおよび委託先」に記載した予約処理・機能提供の範囲で取り扱います。法令上、第三者提供として扱う必要がある場合は、提供先、提供項目、利用目的その他必要な事項を、画面または本ポリシーで明示し、必要な同意を取得します。
当社は、本ポリシーに記載する範囲で、ホスト全体を一括した共同利用を行いません。将来、共同利用を行う場合は、共同利用する旨、項目、範囲、利用目的および管理責任者をあらかじめ公表します。
7. Cookieおよびアクセス解析
当社は、ログイン状態の維持、セキュリティ、画面設定、予約処理およびアクセス状況の把握のため、Cookie、セッション情報、アクセスログおよびアクセス解析サービスを利用することがあります。アクセス解析では、閲覧ページ、端末・ブラウザ情報、参照元、アクセス日時等を取得する場合があります。
当社は、アクセス解析情報をサービスの運営、障害調査および個人を直接識別しない統計分析に利用します。Cookieを無効化した場合、一部のログイン・予約機能が利用できないことがあります。
8. 保有個人データに関する事項の周知
1) 事業者の名称、所在地および代表者
・ 事業者名：合同会社TechnoKuRo
・ 所在地：埼玉県熊谷市石原112－4
・ 代表社員：黒岩高弘
2) 個人情報の管理者およびお問い合わせ窓口
・ 個人情報管理責任者：合同会社TechnoKuRo内
・ 窓口名：合同会社TechnoKuRo 個人情報お問い合わせ窓口
・ 連絡先：info@cale-link.jp
ホストから委託されたリクエスタ情報について、開示、訂正、利用停止、削除その他の請求を行う場合は、まず予約枠を設定したホストへご連絡ください。当社は、ホストからの委託内容に基づき、ホストによる対応を支援します。当社が自ら管理するアカウント情報、ログ、請求情報等については、当社の窓口で受け付けます。
3) 認定個人情報保護団体
当社は現在、認定個人情報保護団体に属しておりません。
4) 開示等の手続き
当社は、本人または正当な代理人からの開示、訂正、利用停止、削除等の請求に対し、個人情報保護法に基づき適切に対応します。本人確認書類の提出が必要となる場合があります。詳細はお問い合わせ窓口までご連絡ください。
9. 個人情報の安全管理のために講じる措置
当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損を防止するため、次の措置を講じます。
・ 個人データの取扱責任者、アクセス権限および取扱範囲の管理
・ 認証、権限分離、暗号化、署名付きURLその他の技術的アクセス制御
・ 操作・アクセス・同意・障害の記録および不正利用の検知
・ 脆弱性対策、ソフトウェア更新、バックアップおよび復旧手順の管理
・ 従業者への秘密保持、教育および取扱ルールの周知
・ 委託先・再委託先の選定、契約および取扱状況の確認
・ 漏えい等の事故発生時の報告、影響範囲の確認、本人通知その他の対応
10. 本ポリシーの変更
当社は、法令、サービス機能または運用の変更に応じて、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上で表示する等の方法により、改定内容および適用時期をお知らせします。
制定日：2025年4月24日
改定日：2026年10月8日
合同会社TechnoKuRo